Pre-Employment Screening
Sie sind Recruiter und wollen einen Faktencheck der CV-Angaben Ihrer Bewerber vornehmen?
Sie möchten die internationalen Abschlüsse Ihrer Bewerber datenschutzkonform verifizieren?
Sie wünschen sich eine smarte, digitale PES-Lösung, welche die Candidate Experience in den Fokus rückt?
SIGNUM Consulting bietet all das und vieles mehr. Als unabhängiger Dienstleister prüfen unsere Analysten relevante Bewerberangaben unter Berücksichtigung der EU-DSGVO und internationaler Datenschutzbestimmungen.
Der Verifizierungsprozess erfolgt transparent und nur mit vorheriger Einwilligung des Bewerbers.
Damit Pre-Employment Screening Vertrauen schafft.
Vorteile
Lebenslauf und Eigendarstellung in Business-Netzwerken sind Selbstauskünfte. Durch den Einsatz eines Pre-Employment Screening-Instruments ist es möglich, die Qualifikationen von Bewerbern objektiv zu prüfen und den Herausforderungen des internationalen Arbeitsmarktes mit international variierenden Abschlussbezeichnungen zu begegnen. Außerdem leisten Sie als Recruiter mit der Einstellungsentscheidung einen wichtigen Wertbeitrag und stellen die Einhaltung regulatorischer Anforderungen in Bezug auf die Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber sicher. Kurzum, PES im Recruiting bringt jede Menge Vorteile:
- Objektive Prüfung der Bildungs- und Berufshistorie
- Verifizierung digitaler Dokumente
- Maximale Zeitersparnis bei der Plausibilitätsprüfung
- Kontaktloses, schnelles Verfahren
- Integritätsüberprüfung durch Compliance Checks
- Nachweis von Mitarbeiterprüfungen für Audits, TISAX (Trusted Information Security Assessment Exchange) und ISO27001
Digitaler Recruitingprozess
Personalabteilungen aus den Bereichen Banken & Versicherungen, Chemie, Pharma, Automotive, IT sowie Behörden und Personalvermittler nutzen die hohe Dienstleistungskompetenz von SIGNUM Consulting und zeigen sich begeistert von Qualität und Bearbeitungszeit.
Die SIGNUM-Methode
SIGNUM Consulting unterstützt Sie mit dem bewährten Vier-Punkte-Plan für eine erfolgreiche Implementierung von Pre-Employment Screening in Ihren Recruitingprozess.
EU-DSGVO
Renommierte Referenzkunden schätzen unsere internationale Expertise und datenschutzkonforme Verarbeitung gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Die bewährten PES-Prozesse und Onlineportale werden jedes Jahr von DAX-Unternehmen und Banken auditiert.
Gerne erläutern wir Ihnen die rechtlichen Grundlagen des Pre-Employment Screenings in einem Workshop.
Service Portfolio
SIGNUM Consulting bietet alle in Deutschland und Europa datenschutzkonformen Pre-Employment Checks an. Diese können je nach Risikosensitivität von Jobpositionen und Unternehmensbereichen individuell kombiniert werden. Je nach Branche empfiehlt es sich, das Prüflevel zu wählen und die Prüfungsbreite sowie -tiefe zu definieren.
Das Pre-Employment Screening der SIGNUM Consulting umfasst:
Bei der Prüfung von Ausbildung oder Studium werden Angaben zu Abschluss, Fachrichtung und Ausbildungsdauer verifiziert. Dank einer persönlichen Kontaktaufnahme zu Bildungseinrichtungen oder mittels Datenbankabfragen können so die Angaben zum erlangten Abschluss verifiziert werden.
Bei der Adressverifizierung wird die Meldeadresse des Bewerbers mittels offizieller Abfrage verifiziert.
Durch die Vorlage eines Identitätsausweises in hochwertiger digitaler Kopie kann dieser anhand normierter Sicherheitsmerkmale verifiziert werden.
Hier prüft der PES-Analyst bei der zuständigen Ausländerbehörde, ob der Kandidat eine Arbeitserlaubnis im Land besitzt.
Je nach Einsatzbereich oder Position des Bewerbers kann die Überprüfung der Kreditwürdigkeit und der Eintragungen in den Datenbanken der Schuldnerregister gemäß lokaler Gesetzgebung durchgeführt werden. Dabei greift SIGNUM Consulting auf gesetzlich zugelassene Datenbanken von Auskunfteien zurück, mit denen eine vertragliche Vereinbarung besteht.
Bei diesem Abgleich handelt es sich um ein präventives Verfahren. Dazu werden über 1.700 relevante Listen auch des Office of Foreign Assets Control (OFAC) der USA überprüft sowie Listen in Deutschland, die aus den jeweiligen Geldwäsche-Richtlinien der Europäischen Gemeinschaft sowie der Europäischen Union entstanden sind (etwa EC (CFSP) 2015/1334 EU Terrorism List).
Diese Prüfung richtet ihren Fokus auf potenzielle, ehemalige und gegenwärtige politische Verbindungen. Dabei werden internationale Listen politisch exponierter Personen (PEP) herangezogen.
Bei diesem Check werden die Ergebnisse des durchgeführten Pre-Employment Screenings basierend auf den einzelnen Bestandteilen ganzheitlich erfasst, geordnet und ausgewertet. Um identifizierte Risiken möglichst früh (präventiv) zu erkennen und zu evaluieren, werden die Ergebnisse und potenziellen Auswirkungen beschrieben.
Anhand einer tiefergehenden, strukturierten Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen wird untersucht, ob der Bewerber durch Äußerungen und Medienpräsenz die Reputation sowie das Ansehen des Auftraggebers negativ beeinflussen könnte.
Wir beraten Sie gerne, welches Pre-Employment Screening Paket am besten zu Ihren Anforderungen passt. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
FAQs für Unternehmen
SIGNUM Consulting bietet HR-Verantwortlichen und anderen Unternehmensvertretern Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Die Verifizierung der Eigenangaben im Lebenslauf potenzieller Arbeitnehmer dient dazu, ein faires Bewerbungsverfahren zu ermöglichen. Personen, die sich mithilfe geschönter oder gefälschter Angaben im Bewerbungsprozess einen unfairen Vorteil verschaffen wollen, können so herausgefiltert werden. Außerdem reduzieren Sie in Ihrem Unternehmen potenzielle Sicherheits- und Haftungsrisiken.
Um Vertrauen zu schaffen und den Prozess transparent zu gestalten, empfiehlt es sich, während des Einstellungsprozesses und kurz vor Vertragsabschluss die Bewerber ausdrücklich in schriftlicher und mündlicher Form über Ihr Standardverfahren zu informieren. Einige Unternehmen geben einen entsprechenden Hinweis sogar auf ihren Karriereseiten. Darüber hinaus ist der Bewerber gemäß Art. 15 der EU-DSGVO zu jeder Zeit berechtigt, Einsicht in seine persönlichen Daten zu haben und ggf. eine vorzeitige Löschung gegenüber dem potenziellen Arbeitgeber & Datenverantwortlichen zu initiieren (Art. 17 EU-DSGVO).
Auf Anfrage kann SIGNUM Consulting gerne weitere Informationsmaterialien zur Verfügung stellen.
Bitte stellen Sie uns die unterschriebene Einwilligung und den Lebenslauf des Bewerbers bzw. das Bewerbungsformblatt zur Verfügung. Für einige Länder werden Zeugniskopien und die Kopie des Ausweises benötigt.
Die Einwilligung ist freiwillig und muss vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrages erfolgen. Wird der Bewerber auf sehr transparente und informative Art in den Prozess eingewiesen, gibt es in der Regel keine Schwierigkeiten mit der Einwilligung.
SIGNUM Consulting verfügt über eine Online-Kundenplattform, in der Sie als Unternehmen ab einem bestimmten monatlichen Auftragsvolumen Ihre Aufträge sicher und verschlüsselt platzieren und den Prozess von der Bearbeitung bis zum Berichtsabschluss verfolgen können. Des Weiteren können auch Ihre Bewerber die Plattform nutzen, um Informationen zu übermitteln.
Unser PES-Team ist in der Lage, innerhalb eines Tages Ihren Auftrag zu initiieren. SIGNUM Consulting bietet zusätzlich Workshops und Implementierungshilfen an. Hierbei richten wir uns nach Ihrer Projektplanung. Außerdem verfügen wir über eine solide Beratungsstrategie und unterstützen bei der Erstellung von Schulungsplänen und Leitfäden für Ihre Bewerber und die beteiligten Personen in Ihrem Unternehmen.
Wir führen internationale Screenings durch. Jedoch gibt es unterschiedliche länderspezifische Rahmenbedingungen. Die Überprüfungsmodelle müssen an die rechtlichen Gegebenheiten und kulturellen Unterschiede angepasst werden.
SIGNUM Consulting erstellt Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche zugeschnittenes Angebot für ein datenschutzkonformes und ISO-zertifiziertes Pre-Employment Screening; möglich sind dabei sowohl einzelne Verifizierungen (Einzelaufträge) als auch Gesamtpakete auf nationaler oder internationaler Ebene.
FAQs für Bewerber
Bewerber finden hier Antworten auf die meistgestellten Fragen im Rahmen der Pre-Employment Screenings.
Die Überprüfung der Eigenangaben von potenziellen Mitarbeitern soll ein faires Bewerbungsverfahren ermöglichen. Darüber hinaus steht bei dem Verfahren der Schutz der Mitarbeiter und der Vermögenswerte im Blickpunkt. Die wichtigsten Gründe für PES sind:
Schaffung einer gegenseitigen Vertrauensbasis
Einhaltung gesetzlicher Sorgfaltspflichten
Unterschriebene Einwilligungserklärung und Lebenslauf, ggf. Zeugniskopien und eine Kopie des Ausweises.
Auf Anfrage kann SIGNUM Consulting gerne weitere Informationsmaterialien zur Verfügung stellen.
Nur die unterschriebene Einwilligungserklärung. Lebensläufe werden nie weitergeleitet. Ggf. ist auch die Weiterleitung der Zeugnis- und Ausweiskopien an die auskunftgebende Institution erforderlich.
Die von Ihnen im Lebenslauf gemachten Angaben. In der Regel sind das Meldeadressen, Abschlüsse, Beschäftigungsverhältnisse mit den jeweiligen Zeiträumen.
Das PES-Team kontaktiert zunächst telefonisch die Einrichtung bzw. die zuständige Institution, um den richtigen Ansprechpartner zu identifizieren. Danach erfolgt in der Regel die Anfrage schriftlich unter Zusenden der Einwilligungserklärung.
SIGNUM Consulting wird das selbstverständlich berücksichtigen. Bitte teilen Sie uns dies rechtzeitig z. B. auf der Einverständniserklärung mit.
Nein. Alles, was überprüft wird, ist auf der Einwilligungserklärung explizit erwähnt. Diesen Checks stimmen Sie mit einer Unterschrift zu.
Personenbezogene Daten werden nur zum Zweck dieser Prüfung verarbeitet. Alle im Bearbeitungsprozess vorhandenen Daten werden vertraulich behandelt.
Gemäß vertraglicher Absprache werden diese drei Monate nach Freigabe des Abschlussberichts vollständig gelöscht. Darüber hinaus ist der Bewerber gemäß Art. 15 der EU-DSGVO zu jeder Zeit berechtigt, Einsicht in seine persönlichen Daten zu haben und ggf. eine vorzeitige Löschung gegenüber dem potenziellen Arbeitgeber & Datenverantwortlichen zu initiieren (Art. 17 EU-DSGVO).
Nachdem SIGNUM Consulting einen Abschlussbericht erstellt hat, werden nach einer Frist von exakt drei Monaten alle personenbezogenen Bewerberdaten aus den SIGNUM Consulting-Systemen gelöscht. Für den Fall, dass ein Bewerber im laufenden Prozess sein Einverständnis zur Verarbeitung seiner Daten entzieht, muss das auftraggebende Unternehmen (dieses hat die Hoheit an den Bewerberdaten) den Abbruch des Pre-Employment Screenings veranlassen. Sämtliche Verifizierungsvorgänge werden umgehend abgebrochen, dies wird im Abschlussbericht dokumentiert.
Um Status und Inhalt des Screenings zu erfragen, muss sich der Bewerber an den Auftraggeber, also den potenziellen Arbeitgeber, wenden. SIGNUM Consulting ist als Auftragsdatenverarbeiter und Dienstleister nicht berechtigt, dem Bewerber Informationen zum Screeningbericht zu geben.
