Pre-Employment Screening

Vorteile

Recruitingprozess

Methode

EU-DSGVO

Service Portfolio

FAQs

Sie sind Recruiter und wollen einen Faktencheck der CV-Angaben Ihrer Bewerber vornehmen?

Sie möchten die internationalen Abschlüsse Ihrer Bewerber datenschutzkonform verifizieren?

Sie wünschen sich eine smarte, digitale PES-Lösung, welche die Candidate Experience in den Fokus rückt?

SIGNUM Consulting bietet all das und vieles mehr. Als unabhängiger Dienstleister prüfen unsere Analysten relevante Bewerberangaben unter Berücksichtigung der EU-DSGVO und internationaler Datenschutzbestimmungen.

Der Verifizierungsprozess erfolgt transparent und nur mit vorheriger Einwilligung des Bewerbers.

Damit Pre-Employment Screening Vertrauen schafft.

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Vorteile

Lebenslauf und Eigendarstellung in Business-Netzwerken sind Selbstauskünfte. Durch den Einsatz eines Pre-Employment Screening-Instruments ist es möglich, die Qualifikationen von Bewerbern objektiv zu prüfen und den Herausforderungen des internationalen Arbeitsmarktes mit international variierenden Abschlussbezeichnungen zu begegnen. Außerdem leisten Sie als Recruiter mit der Einstellungsentscheidung einen wichtigen Wertbeitrag und stellen die Einhaltung regulatorischer Anforderungen in Bezug auf die Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber sicher. Kurzum, PES im Recruiting bringt jede Menge Vorteile:

Objektive Prüfung der Bildungs- und Berufshistorie
Verifizierung digitaler Dokumente
Maximale Zeitersparnis bei der Plausibilitätsprüfung
Kontaktloses, schnelles Verfahren
Integritätsüberprüfung durch Compliance Checks
Nachweis von Mitarbeiterprüfungen für Audits, TISAX (Trusted Information Security Assessment Exchange) und ISO27001

Digitaler Recruitingprozess

Sie sind an einer schnellen Time-to-Hire interessiert und arbeiten mit E-Recruiting Tools? Um sicherzustellen, dass die Bewerberprüfungen ordnungsgemäß durchgeführt und schnell abgeschlossen werden, arbeiten wir kontinuierlich daran, unsere Prüfungen zunehmend zu automatisieren.

Personalabteilungen aus den Bereichen Banken & Versicherungen, Chemie, Pharma, Automotive, IT sowie Behörden und Personalvermittler nutzen die hohe Dienstleistungskompetenz von SIGNUM Consulting und zeigen sich begeistert von Qualität und Bearbeitungszeit.

Die SIGNUM-Methode

Für die erfolgreiche Einführung von Pre-Emplyoment Screening ist eine Einbindung der verschiedenen Stakeholder unabdingbar. Hierbei sind insbesondere die Bereiche HR, Datenschutz, IT, Legal und der Betriebsrat zu involvieren.

SIGNUM Consulting unterstützt Sie mit dem bewährten Vier-Punkte-Plan für eine erfolgreiche Implementierung von Pre-Employment Screening in Ihren Recruitingprozess.

Gerne beraten wir Sie in unserem Workshop.

Service Portfolio

SIGNUM Consulting bietet alle in Deutschland und Europa datenschutzkonformen Pre-Employment Checks an. Diese können je nach Risikosensitivität von Jobpositionen und Unternehmensbereichen individuell kombiniert werden. Je nach Branche empfiehlt es sich, das Prüflevel zu wählen und die Prüfungsbreite sowie -tiefe zu definieren.

Das Pre-Employment Screening der SIGNUM Consulting umfasst:

Ausbildungs-/ Studienabschlüsse
Frühere Arbeitsverhältnisse / Selbstständigkeit

Frühere Beschäftigungs- bzw. Arbeitsverhältnisse werden mit den Eigenangaben im Lebenslauf verglichen. Durch eine persönliche Kontaktaufnahme bitten wir Arbeitgeber (Personalabteilungen), die Angaben zu Beschäftigungszeitraum und Stellenbezeichnung zu verifizieren.

Bei der Überprüfung einer Gewerbeanmeldung wird das Gewerbe des Bewerbers mittels offizieller Abfrage verifiziert.
Referenzinterviews
Medienreputation

Die Recherche zur Medienreputation wird grundsätzlich nur in allgemein zugänglichen Quellen im Rahmen des Fragerechts durchgeführt; dabei werden nur die Einträge aufgeführt, die eine Relevanz für die künftige Tätigkeit haben. Ziel ist es, Negativeinträge auszuschließen, die dem Ansehen des Unternehmens schaden könnten. Internationale Medien und Beiträge in der jeweiligen Landessprache finden hier besondere Berücksichtigung.
Adressverifizierung
Identitätsprüfung
Arbeitsgenehmigung
Aktuelle / ehemalige Firmenbeteiligungen / -verflechtungen
Credit Check (Kreditwürdigkeit)
Compliance Check (Sanktions- und Terroristenlisten)

Bei diesem Abgleich handelt es sich um ein präventives Verfahren. Dazu werden über 1.700 relevante Listen auch des Office of Foreign Assets Control (OFAC) der USA überprüft sowie Listen in Deutschland, die aus den jeweiligen Geldwäsche-Richtlinien der Europäischen Gemeinschaft sowie der Europäischen Union entstanden sind (etwa EC (CFSP) 2015/1334 EU Terrorism List).
Politische Verbindungen
Criminal Record Check / Strafregister

Die Strafregisterrecherche erfolgt innerhalb der EU in Form eines Führungszeugnisses. Das Zertifikat gibt an, ob der Betreffende in dem jeweiligen Land vorbestraft ist oder nicht. Das Dokument muss vom Bewerber persönlich bei der zuständigen Behörde beantragt werden.

Außerhalb der EU, z. B. in den USA, kann ein Criminal Record Check von SIGNUM Consulting vorgenommen werden. Die Existenz eines Strafregisters und die in einem Strafregister enthaltenen Informationen können von Land zu Land sowie zwischen den Gerichtsbarkeiten innerhalb eines Landes variieren.
Plausibilitätsprüfung
Reputationsanalyse

Wir beraten Sie gerne, welches Pre-Employment Screening Paket am besten zu Ihren Anforderungen passt. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

FAQs für Unternehmen

SIGNUM Consulting bietet HR-Verantwortlichen und anderen Unternehmensvertretern Antworten auf die wichtigsten Fragen.

1. Welchen Mehrwert haben wir als Unternehmen von Pre-Employment Screening (PES)?

Die Verifizierung der Eigenangaben im Lebenslauf potenzieller Arbeitnehmer dient dazu, ein faires Bewerbungsverfahren zu ermöglichen. Personen, die sich mithilfe geschönter oder gefälschter Angaben im Bewerbungsprozess einen unfairen Vorteil verschaffen wollen, können so herausgefiltert werden. Außerdem reduzieren Sie in Ihrem Unternehmen potenzielle Sicherheits- und Haftungsrisiken.
2. Wie und wann informieren wir die Bewerber über PES?

Um Vertrauen zu schaffen und den Prozess transparent zu gestalten, empfiehlt es sich, während des Einstellungsprozesses und kurz vor Vertragsabschluss die Bewerber ausdrücklich in schriftlicher und mündlicher Form über Ihr Standardverfahren zu informieren. Einige Unternehmen geben einen entsprechenden Hinweis sogar auf ihren Karriereseiten. Darüber hinaus ist der Bewerber gemäß Art. 15 der EU-DSGVO zu jeder Zeit berechtigt, Einsicht in seine persönlichen Daten zu haben und ggf. eine vorzeitige Löschung gegenüber dem potenziellen Arbeitgeber & Datenverantwortlichen zu initiieren (Art. 17 EU-DSGVO).

Auf Anfrage kann SIGNUM Consulting gerne weitere Informationsmaterialien zur Verfügung stellen.
3. Welche Unterlagen müssen für die Durchführung von PES eingereicht werden?
4. Was ist, wenn unsere besten Bewerber keine Einwilligungserklärung unterschreiben möchten?
5. Kann die Einwilligungserklärung zu einem späteren Zeitpunkt vorgelegt werden?
6. Wie kann ich die Unterlagen unserer Bewerber sicher an den PES Anbieter übermitteln?
7. Wie lange dauert die Implementierung eines PES-Prozesses mit SIGNUM Consulting?

Unser PES-Team ist in der Lage, innerhalb eines Tages Ihren Auftrag zu initiieren. SIGNUM Consulting bietet zusätzlich Workshops und Implementierungshilfen an. Hierbei richten wir uns nach Ihrer Projektplanung. Außerdem verfügen wir über eine solide Beratungsstrategie und unterstützen bei der Erstellung von Schulungsplänen und Leitfäden für Ihre Bewerber und die beteiligten Personen in Ihrem Unternehmen.
8. Kann PES länderübergreifend eingesetzt werden?
9. Was kostet ein Pre-Employment Screening?
10. Welche Schäden können dem Unternehmen durch Fehlbesetzungen aufgrund geschönter bzw. gefälschter Angaben im Lebenslauf entstehen?

Nicht selten bleiben fehlende Fähigkeiten eine ganze Weile unerkannt. Ein Vertrauensvorschuss in die neue Führungskraft kann sich jedoch als fatal herausstellen und einen hohen Schaden anrichten. Besonders im Managementbereich – eine eher überprüfende als überprüfte Unternehmensebene – kann es zu immensen finanziellen Verlusten oder Imageschäden kommen, wenn nicht erkannt wird, dass Personal unqualifiziert ist, aber bereits eine verantwortungsvolle Position besetzt.

FAQs für Bewerber

Bewerber finden hier Antworten auf die meistgestellten Fragen im Rahmen der Pre-Employment Screenings.

1. Warum möchte mein zukünftiger Arbeitgeber meinen Lebenslauf verifizieren lassen?
Die Überprüfung der Eigenangaben von potenziellen Mitarbeitern soll ein faires Bewerbungsverfahren ermöglichen. Darüber hinaus steht bei dem Verfahren der Schutz der Mitarbeiter und der Vermögenswerte im Blickpunkt. Die wichtigsten Gründe für PES sind:
- Schaffung einer gegenseitigen Vertrauensbasis
- Einhaltung gesetzlicher Sorgfaltspflichten
2. Welche Unterlagen muss ich für PES zur Verfügung stellen?
3. Was ist, wenn ich keine Einwilligungserklärung abgeben möchte?
4. Welche Unterlagen werden weitergeleitet?
5. Welche Daten werden verifiziert?
6. Wie kann man sich den Verifizierungsprozess praktisch vorstellen?
7. Was ist, wenn ich nicht möchte, dass ein ehemaliger Arbeitgeber vom PES-Team kontaktiert wird?
8. Muss ich damit rechnen, dass bei PES auch weitere Checks durchgeführt werden, von denen ich nichts weiß?
9. Was passiert mit meinen Daten während des PES-Prozesses?
10. Was passiert mit meinen Daten, nachdem PES abgeschlossen wurde?

Gemäß vertraglicher Absprache werden diese drei Monate nach Freigabe des Abschlussberichts vollständig gelöscht. Darüber hinaus ist der Bewerber gemäß Art. 15 der EU-DSGVO zu jeder Zeit berechtigt, Einsicht in seine persönlichen Daten zu haben und ggf. eine vorzeitige Löschung gegenüber dem potenziellen Arbeitgeber & Datenverantwortlichen zu initiieren (Art. 17 EU-DSGVO).
11. Wie werden meine personenbezogenen Daten gelöscht?

Nachdem SIGNUM Consulting einen Abschlussbericht erstellt hat, werden nach einer Frist von exakt drei Monaten alle personenbezogenen Bewerberdaten aus den SIGNUM Consulting-Systemen gelöscht. Für den Fall, dass ein Bewerber im laufenden Prozess sein Einverständnis zur Verarbeitung seiner Daten entzieht, muss das auftraggebende Unternehmen (dieses hat die Hoheit an den Bewerberdaten) den Abbruch des Pre-Employment Screenings veranlassen. Sämtliche Verifizierungsvorgänge werden umgehend abgebrochen, dies wird im Abschlussbericht dokumentiert.
12. Wie kann ich mich über den Stand meines Screenings informieren?

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